Formalna strona funkcjonowania firmy to ten element prowadzenia działalności, którego przedsiębiorcy bardzo nie lubią i jeśli to tylko możliwe – unikają. Obowiązki związane z prowadzeniem bieżącej dokumentacji, dokonywanie rozliczeń czy stawiennictwo w urzędach to w oczach wielu mroczna strona biznesu – stąd poszukiwanie rozwiązań, które zwolniłyby przedsiębiorców z tych nielubianych zobowiązań.
Doskonałym rozwiązaniem w takim przypadku jest dobre biuro rachunkowe. Biuro księgowe jest idealnym wyborem dla początkujących przedsiębiorców, którzy dopiero stawiają pierwsze kroki w biznesie, a swoją energię powinni kierować na jego rozwój, a nie prowadzenie ksiąg rachunkowych. Biuro rachunkowe docenią również przedsiębiorcy, dla których biznes nie ma już żadnych tajemnic, ale wraz z rozwojem firmy komplikacji ulega również sposób, w jaki prowadzona jest księgowość.
Wybór biura rachunkowe jest ważna decyzją, która powinna być poprzedzona gruntowną analizą dostępnych ofert. Przy wyborze biura rachunkowego należy zwrócić uwagę, czy posiada ono:
Licencje i certyfikaty to dokumenty potwierdzające kwalifikacje księgowych, a poświadczenia uczestnictwa w kursach i szkoleniach stanowią sygnał dla klienta, że biuro na bieżąco poszerza swoją wiedzę, która jest aktualna i zgodna z obowiązującymi wytycznymi.
Dobre biuro powinno zapewnić swojemu klientowi pełne usługi księgowe, usługi kadrowe, doradztwo podatkowe oraz reprezentować go przed Urzędem Skarbowym i ZUS, a wcześniej przeprowadzić przyszłego przedsiębiorcę przez proces zakładania działalności gospodarczej i wspomóc w wyborze odpowiedniej, najbardziej optymalnej formy opodatkowania.
Obsługa księgowa to zdecydowanie wygodniejsze rozwiązanie dla przedsiębiorcy, niż samodzielna rachunkowość – pozwala na ogromną oszczędność czasu i chroni przedsiębiorcę przez ewentualnymi błędami. Przed wyborem biura rachunkowego powinniśmy określić, jaki zakres usług nas interesuje: potrzebujemy tylko doradztwa, czy w grę wchodzi pełna księgowość z szerokim pakietem usług? W zależności od odpowiedzi na postawione wyżej pytanie, możemy dokonać selekcji ofert: przy niewielkim zapotrzebowaniu wystarczy nam dobra i skrupulatna księgowa, prowadząca niewielkie biuro rachunkowe. Jeśli zaś prowadzimy dużą firmę, zatrudniamy wielu pracowników, a nasze rozliczenia są coraz bardziej skomplikowane – swój wybór zawęźmy do dużych biur rachunkowych współpracujących z różnego rodzaju specjalistami: prawnikami, doradcami podatkowymi itp. Warto również zwrócić uwagę na to, czy wybrane przez nas biuro księgowe specjalizuje się w obsłudze firm działających w konkretnej branży.
Przed wyborem biura rachunkowego warto wybrać się do jego siedziby. Organizacja pracy może nam wiele powiedzieć o funkcjonowaniu samego biura: uporządkowane stanowiska i posegregowane dokumenty świadczą o profesjonalizmie, rzetelności i skrupulatności. Chaos i nieład raczej powinny odstraszyć, sugerując, że podobny los może spotkać dokumentację firmy obsługiwanej przez to biuro.
Dowiedzmy się, w jakich godzinach działa biuro, jak można się z nim kontaktować lub dostarczać dokumenty, czy dopuszcza przesyłanie ich drogą elektroniczną czy preferuje kontakt osobisty, jakie są terminy dostarczania dokumentów i w jaki sposób biuro przekazuje różnorodne informacje swoim klientom?
Niezwykle istotną kwestią jest sposób zabezpieczania poufnych danych: będąc z biurze zwróćmy uwagę na to, czy osoby postronne mogą mieć do nich dostęp i czy dokumentacja jest należycie przechowywana.
Ogromnym, niezaprzeczalnym atutem biura rachunkowego jest doświadczenie w obsłudze księgowej firm. Usługi rachunkowe świadczone przez takie biuro mają z założenia większą wartość niż usługi biur dopiero rozpoczynających ekspansję rynku usług księgowych. Skrupulatnie i należycie prowadzona księgowość może uchronić przedsiębiorcę przed niekorzystnymi konsekwencjami finansowymi, ale również ogromnym stresem związanym z kontaktem z Urzędem Skarbowym. Przed wyborem biura rachunkowego warto dokonać rozeznania wśród znajomych przedsiębiorców i dowiedzieć się, które z biur cieszą się dobrą opinią – ta zazwyczaj jest uzasadniona odpowiednim poziomem oferowanych usług. Cena obsługi księgowej – choć ważna – nie powinna być jedynym lub przeważającym argumentem podczas wyboru biura księgowego, gdyż za niską ceną nie zawsze idzie odpowiednia jakość usług.